Project Assistant (w/m/d)

Location: Guntramsdorf, Lower Austria, Austria Job ID: R0150210 Date Posted: 2026-11-11 Company Name: HITACHI ENERGY AUSTRIA AG Profession (Job Category): Administration & Facilities Job Schedule: Full time Remote: No Job Description: Die Möglichkeit Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrer strukturierten Arbeitsweise die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte und operativen Abläufe. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Führungskräften, Fachbereichen und Mitarbeitenden und tragen aktiv zur Optimierung von Prozessen, zur Weiterentwicklung unserer Teams sowie zu einer effizienten Zusammenarbeit bei. Das können Sie bewirken Projekt- und Management-Support: Unterstützung bei projektübergreifenden Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Aktionsplänen Abteilungsassistenz: Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche im Tagesgeschäft Backoffice-Management: Unterstützung bei administrativen Abläufen, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Entwicklung, Standardisierung und Pflege von Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Erstellung, Aufbereitung und Abstimmung von Konzepten, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder Unterstützung bei der Planung, Koordination und kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeitender zur Förderung einer erfolgreichen Integration ins Unternehmen Erstellung und Pflege von Onboarding- und Schulungsunterlagen: Entwicklung, Aktualisierung und Bereitstellung relevanter Dokumentationen, Leitfäden und Informationsmaterialien Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement: Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation von internen und externen Schulungsmaßnahmen sowie Unterstützung bei Qualifikations- und Zertifizierungsprogrammen Mitarbeiter- und Teamentwicklung: Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Teamkultur sowie Organisation von Workshops und Teamevents Prozess- und Datenmanagement: Erstellung, Pflege und Analyse relevanter Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen, insbesondere Datenmanagement sowie bei der laufenden Pflege von Unterlagen und Prozessen Unterstützung bei HR- und Recruiting-Aktivitäten: Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Begleitung administrativer Personalprozesse Das bringen Sie mit Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Backoffice-Funktion von Vorteil Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung professioneller Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Fachbereichen aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen Mehr über uns Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld Langfristige Perspektive mit attraktiven internen Weiterentwicklungsmöglichkeiten Kostenlose Ladestationen für Elektrofahrzeuge sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeitende Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine mit einem täglichen Essenszuschuss von derzeit EUR 8 pro Arbeitstag Zuschuss zur Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel sowie attraktives Bike-Leasing-Angebot Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen, Teamevents und Betriebsausflüge Umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Geburts- und Heiratszuwendungen Das Mindestgrundgehalt gemäß Kollektivvertrag der Elektro- und Elektronikindustrie beträgt EUR 3.888,53 brutto pro Monat. Eine marktkonforme Überzahlung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung ist für uns selbstverständlich. Accessibility and reasonable accommodation Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process. This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response. Use of Al and automated tools in recruitment As part of our recruitment process, Hitachi Energy uses digital and automated tools, including Al-supported solutions, to assist with activities such as application screening, job matching, and interview scheduling. These tools are designed to support our recruiters and do not replace human decision-making. Candidate data is processed in accordance with applicable data protection and employment laws as well as Hitachi's Global Data Privacy Notice. Background Screening and Security Checks As part of the hiring process, Hitachi Energy conducts pre-employment background checks that may include verification of employment history, education, criminal records, and other relevant information, in accordance with applicable laws. For certain roles—particularly those involving access to sensitive information, financial responsibilities, client data, regulated environments, or security-sensitive functions—additional or more comprehensive background or security screenings may be required. These may include, but are not limited to, enhanced criminal history checks, credit history reviews (where legally permissible), sanctions screening, or other due diligence measures aligned with the responsibilities of the position. The scope and depth of any background or security review will be determined based on the nature of the role and business necessity, and will always be conducted in compliance with applicable federal, state, and local laws. Candidates will be notified and, where required, asked to provide consent prior to the initiation of any such checks.