Executive Assistant to General Management (m/w/d)

Location: Stuttgart, Baden-Württemberg, Germany Job ID: R0142495 Date Posted: 2026-10-19 Company Name: Hitachi Rail GTS Deutschland GmbH Profession (Job Category): Administration & Facilities Job Schedule: Full time Remote: No About Us A career at Hitachi Rail will help create a legacy. With operations in every corner of the world, our work goes to the cutting-edge of digital transformation and technology. From the multi-cultural strength of our global organisation to the sustainable and innovative ways we work to bring people together, there’s something for everyone to get stuck into. And that’s where you come in. Job Description: Bei Hitachi Rail treiben wir den nachhaltigen Mobilitätswandel voran, indem wir den Bahnverkehr sicherer, effizienter und attraktiver machen. Unsere Technologien ermöglichen es Milliarden Menschen, klimafreundlich ans Ziel zu kommen. Mit 24.000 Mitarbeitenden in mehr als 50 Ländern sind wir ein verlässlicher Partner für die besten Verkehrsunternehmen der Welt. Executive Assistant to General Management (m/w/d) (Ref.Nr. R0142495) in Voll- oder Teilzeit an unserem Standort in Ditzingen Dieser Verantwortung stellen Sie sich gerne: Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsleitung aktiv bei der Organisation und Koordination von internen Abläufen sowie administrativen und organisatorischen Tätigkeiten. Durch Ihre strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise tragen Sie wesentlich zur effizienten Steuerung der Geschäftsprozesse bei. Gemeinsam mit uns legen Sie die Grundsteine für eine digitale, starke Schiene und damit für die Mobilitätswende in Deutschland sowie weltweit. Dies beinhaltet außerdem folgende Aufgaben: · Sie verantworten die Organisation von Büroabläufen und koordinieren das Travelmanagement zur optimalen Unterstützung der Geschäftsleitung · In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung tragen Sie dazu bei, Projekte voranzutreiben und die Einhaltung von Terminen und Deadlines zu gewährleisten · Sie planen, protokollieren und bereiten Meetings, Geschäftsführungssitzungen sowie Managementboards vor und übernehmen das Travelmanagement einschließlich Reiseplanung, Buchung, Abrechnung und Besucherbetreuung · Als erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen stellen Sie eine professionelle Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitenden sicher · Sie erstellen und verwalten Dokumente, wie z.B. Agendas, Protokolle und Präsentationen und betreuen das Dokumentenmanagement Das bringen Sie mit: · Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position in einem internationalen Umfeld · Ihr Profil zeichnet sich durch ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (Word, Excel und Power Point) sowie durch die sichere Nutzung moderner Kommunikationsmedien wie MS Teams und Outlook aus · Sie haben eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsprozessen, ein Interesse für Bahntechnik und fühlen sich wohl im technisch-wirtschaftlichen Umfeld zu arbeiten · Ihre Arbeitsweise ist geprägt von Verantwortungsbewusstsein, Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit sowie einer analytischen, strukturierten und präzisen Herangehensweise · Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz, Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrem freundlichen Auftreten gelingt es Ihnen, positive und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen Unser Talent Acquisition Team freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme +49 (0) 152 59 10 1539 Ioanna Sapountzi Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in nur wenigen Klicks über unser Karriereportal. Weitere Informationen zu Hitachi Rail Deutschland als Arbeitgeber finden Sie unter www.hitachirail.com/careers . Über uns Unsere Motivation sowie Dreh- und Angelpunkt ist die Mobilitätswende. Dafür entwickeln unsere Teams innovative Produkte und Lösungen. Mit unserer globalen Expertise decken wir das gesamte Bahnsystem ab – von Schienenfahrzeugen und Wartung bis hin zu Leit- und Sicherungstechnik, digitalen Steuerungs- und smarten Ticketingsystemen. Unsere Projekte hierfür sind vielfältig. Um unsere Teams noch stärker zu machen, suchen wir nach Ihrer Unterstützung. Dafür bieten wir Ihnen ein attraktives Gesamtpaket mit den folgenden Benefits: · Zusammen stark : Vernetzung durch interne Netzwerke wie YES (Young Employee Society) oder WoMenTogether sowie Arbeiten in internationalen Teams · Unser Antrieb : Gemeinsam legen wir die Grundsteine für die Digitalisierung der Bahn-Welt in Deutschland und weltweit, um Menschen sicher ans Ziel und zu ihren Liebsten zu bringen! · Flexibles Arbeiten : Wir bieten Ihnen flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit und hybrides Arbeiten · Attraktive Konditionen : Ein sicherer und unbefristeter Job bei einem global agierenden Unternehmen mit Tarifbindung Bei uns werden ein offener Dialog und Transparenz aktiv gefördert und vorgelebt. Wir treten aktiv für Vielfalt ein, schaffen die nötigen Rahmenbedingungen hierfür und verpflichten uns zu einer konsequenten Förderung aller Formen der Diversität. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit gemischten Teams die besten Ergebnisse erzielen und Chancengleichheit eine Selbstverständlichkeit ist. Unser beispielhaftes Handeln im Sinne einer an Chancengleichheit ausgerichteten Personalführung wurde mit dem TOTAL E-Quality Prädikat honoriert. Mit speziellen Programmen fördern wir Diversität & Inklusion sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und unterstützen unsere Beschäftigten beim Balanceakt zwischen ihrem Privatleben und den spannenden Herausforderungen bei Hitachi Rail. Thank you for your interest in Hitachi Rail. If your application is of interest, we will be in contact. Please do not hesitate to discover more about us and our latest jobs at https://www.hitachirail.com/careers . At Hitachi Rail, there is a place for everyone. We welcome and value differences in background, age, gender, sexuality, family status, disability, race, nationality, ethnicity, religion, and world view. It is our commitment to create an inclusive environment - we are proud to be an equal opportunity employer. We would be delighted if you would be one of our followers at https://www.linkedin.com/company/hitachirail